INSTRUCTION EDICTANT LES NORMES ET PROCEDURES RELATIVES A LA TENUE DE LA COMPTABILITE-MATIERES

INSTRUCTION EDICTANT LES NORMES ET PROCEDURES RELATIVES A LA TENUE DE LA COMPTABILITE-MATIERES

JUIN 2012

CHAPITRE I :

LES DISPOSITIONS GENERALES

ARTICLE 1 : La présente Instruction a pour objet de préciser les dispositions applicables à la gestion matières, de la prise de fonction d’un agent désigné pour les opérations de la Comptabilité-Matières jusqu’à la reddition des comptes de gestion matières.

ARTICLE 2 : Elle énonce notamment les procédures à suivre en cas de d’acquisition, de maniement ou d’aliénation des biens de l’Etat, des Collectivités Territoriales Décentralisées, des Etablissements Publics et Para-Publics, des Projets et autres subventionnés ou toutes structures dont les ressources financières sont réputées deniers publics.

ARTICLE 3 : DES LIVRES DE LA COMPTABILITE-MATIERES

1. Des livres universels :

Parmi les livres universels, on distingue :

• Le livre journal ;
• Le Grand livre.

1. Des livres auxiliaires :

Parmi les livres auxiliaires on distingue :

• Le livre auxiliaire de contrôle de consommation ;
• Le livre auxiliaire de contrôle de transformation ;
• Le livre auxiliaire de contrôle de conservation et d’entretien ;
• Le livre auxiliaire de contrôle des services faits ;
• Le livre auxiliaire de contrôle des en position d’attente.

ARTICLE 4 :  DES DOCUMENTS COMPTABLES DE LA COMPTABILITE-MATIERES OU PIECES JUSTIFICATIVES DES OPERATIONS COMPTABLES

Ce sont les pièces justificatives de 1^er et 2^nd ordre.

1. Les pièces justificatives de premier ordre :
   • Les ordres d’entrée (modèle n°8) ;
   • Les ordres de sortie (modèle n°10).
2. Les pièces justificatives de second d’ordre :
   • Les factures ;
   • Les procès-verbaux ;
   • Les bons de sortie provisoire ;
   • Les états.

ARTICLE 5 : DE LA NOMENCLATURE SOMMAIRE

Elle est fixée par la loi N°77/26 Du décembre 1977 fixant régime général de la Comptabilité-Matières et composée de 3 classes suivantes :

• Nomenclature n°1 : matériel de Forces Armées et police ;
• Nomenclature n°2 : Biens corporels meubles des Administrations Civiles, des Collectivités et des Etablissements Publics ;
• Nomenclature n°3 : Biens corporels immeubles bâtis et non bâtis.

1. Les biens meubles des forces armées et de la police font l’object de la nomenclature sommaire numéro 1 : NS-1.
2. Les nomenclatures sommaires numéros 1 comprennent chacune les classes ci-après :

101-Matériels spécialisés des forces armées et Police ;

104-Combustibles et luminaires ;

105-Effets d’habillement et d’équipement ;

107-Harnachement et pansage ;

108-Literie et couchage ;

109-Meuble et objets d’ameublement ;

110-Drogue, médicaments et objets de pansement ;

111-Outillage, instruments et appareils divers ;

112-Matériels de traction et de voies ferrés ;

113-Matériels flottants et accessoires ferrées ;

114-Matériels et objets destinés aux travaux ;

115-Ouvrages de bibliothèque, sciences et arts, matériel d’enseignement et fournitures diverses ;

116-Animaux vivants ;

117-Tabacs, semences et plants ;

118-Instruments de musique, gymnastique, escrime ;

120-Matériel, matières, denrées et objets destinés à être vendus.

1. Les biens meubles des Administrations Civiles, des Collectivités Territoriales Décentralisées, des Etablissements publics, des organismes subventionnés par l’Etat et ceux des projets, fon l’objet de la nomenclature numéro 2 : NS-2.
2. Les nomenclatures sommaires numéros 2 comprennent chacune les vingt classes ci-après :

201-Matériels spécialisés des forces armées et Police ;

204-Combustibles et luminaires ;

205-Effets d’habillement et d’équipement ;

207-Harnachement et pansage ;

208-Literie et couchage ;

209-Meuble et objets d’ameublement ;

210-Drogue, médicaments et objets de pansement ;

211-Outillage, instruments et appareils divers ;

212-Matériels de traction et de voies ferrés ;

213-Matériels flottants et accessoires ferrées ;

214-Matériels et objets destinés aux travaux ;

215-Ouvrages de bibliothèque, sciences et arts, matériel d’enseignement et fournitures diverses ;

216-Animaux vivants ;

217-Tabacs, semences et plants ;

218-Instruments de musique, gymnastique, escrime ;

220-Matériel, matières, denrées et objets destinés à être vendus.

1. Les biens immeubles des Organismes Publics font l’objet de la nomenclature sommaire numéro 3 : NS-3.
2. Le détail de chacune des classes des nomenclatures sommaires numéros 1et 2 visés à l’alinéa 4 ci-dessus est joint en annexe de la présente instruction.

CHAPITRE II :

DES DISPOSITIONS APPLICABLES EN CAS DE PRISE DE FONCTION D’UN AGENT CHARGE DES OPERATION DE LA COMPTABILITE-MATIERES

1. DESIGNATION DES COMPTABLES

ARTICLE 6 : Les agents chargés des opérations de Comptabilité-Matières sont désignés par l’Ordonnateur.

1. PRISE DE FONCTION DE L’AGENT CHARGE DES OPERATIONS DE COMPTABILITE-MATIERES

ARTICLE 7 : La prise de fonction de l’agent chargé des opérations de la Comptabilité-Matières donne lieu à une installation technique sous l’autorité de l’ordonnateur ou de son représentant. Elle aboutit à l’établissement d’un inventaire de l’ensemble du matériel géré dans la structure concernée.

ARTICLE 8 : L’inventaire est nul et présenté sur un quart de feuille lorsque l’agent chargé de Comptabilité-Matières est désigné dans une structure non équipée.

ARTICLE 9 : (1) Lorsque la structure est équipée, une commission ad hoc présidée par l’Ordonnateur ou son représentant procède systématiquement au recensement physique et à l’évaluation de tous les biens durables et consomptibles.

(2) Les biens consomptibles en stocks sont évalués et font l’objet d’un procès-verbal de constat qui constitue la pièce justificative de second ordre à l’appui de l’ordre d’entrée à établir.

(3) A la fin des travaux il est dressé un Inventaire Général de Base, tableau récapitulatif des biens durables en service et en stock. Le Procès-verbal de constat des biens consomptibles est annexé à l’Inventaire Général de Base.

 (4) La commission ad hoc prévue à l’alinéa 1 est composée de la manière suivante :

Président : l’Ordonnateur ou son représentant,

Membres :

• Le contrôleur financier ou son représentant ;
• L’agent chargé des opérations de Comptabilité-Matières sortant,
• Toute personne choisie en raison de ses compétences par l’ordonnateur,

Rapporteur : l’agent chargé des opérations de Comptabilité-Matières entrant.

ARTICLE 10 : (1) En cas de mutation d’un agent chargé des opérations de Comptabilité-Matières dans une structure comportant un Inventaire Général de Base approuvé, la commission ad hoc procède de même au recensement de l’ensemble des matériels durables et consomptibles.

(2) A l’issue du recensement il est dressé un procès-verbal de mutation faisant ressortir les quantités en plus et moins par rapport aux écritures ; à cette occasion un Inventaire de Recollement est établi sous le contrôle de l’ordonnateur.

(3) La commission arrête les livres de l’agent chargé de Comptabilité-Matières sortant selon les formes prévues par la réglementation.

ARTILCLE 11 : Au cas où  la structure concernée ne dispose pas d’Inventaire Général de  Base, la commission procède de la même manière que lors de l’ouverture d’un poste équipé.

ARTICLE 12 : Le procès-verbal de mutation, l’Inventaire Général de Base ou l’Inventaire de Recollement produits dans un délai maximum de 90 jours après la prise de fonction de l’agent chargé des opérations de Comptabilité-Matières est soumis à l’approbation de l’ordonnateur.

CHAPITRE III :

DES OPERATIONS DE LA COMPTABILITE-MATIERES

ARTICLE 13 : Les opérations de la Comptabilité-Matières comprennent :

• les opérations d’acquisition,
• les opérations de maniement,
• les opérations d’aliénation.

ARTICLE14 : DES OPERATIONS D’ACQUISITION :

                                   (1) Constituent des opérations d’acquisitions dans un poste de  gestion matières au sens de la présente Instruction, les opérations d’exécution du budget ou de  gestion du patrimoine ayant pour finalité l’accroissement du volume                               des biens gérés par ce poste. Elles résultent dans les services bénéficiaires de la réception :

                -  des produits des achats,

                -  des produits des cessions,

                -  des produits des transformations,

                -  des produits de cultures,

                -  des produits de cueillettes,

                -  des produits de basse cour,

                -  des produits de naissances d’animaux,

                -  des produits de démolition,

                -  des produits d’excavation des produits de fouilles,

                -  des matières et objets en remplacement de ceux reconnus défectueux

                   après leur admission en recette,

(2) Les opérations d’acquisitions peuvent égalementrésulter de la découverte des erreurs ou omission de recettes

ARTICLE 15:(1) Tout bien renouvellement acquis dan un service quel qu’en soit      le mode d’acquisition doit faire l’objet d’un Ordre d’entrée (modèle n°8) signé de l’Ordonnateur et contresigné de l’agent chargé des opérations Comptabilité-Matières compétent. Cet ordre d’entrée doit indiquer en même temps le code de gestion de l’Ordonnateur et le numéro d’enregistrement de l’opération concernée au livre du journal et au grand-livre selon l’ordre des numéros de la nomenclature sommaire et l’ordre alphabétique.

(2)Tout Ordre d’entrée d’un bien dans la gestion doit être appuyé d’une facture, d’un procès-verbal ou de tout autre document tenant lieu, certifié et liquidé par l’Ordonnateur.

      ARTICLE 16 : Donnent nécessairement lieu à l’établissement d’un procès-verbal :

           -  les erreurs et les omissions de recettes,

           -  les réintégrations des matières, objets et denrées enlevées en fraude, saisis ou destinés à la vente et non vendus,

           -  les résidus de denrées et matières employées aux épreuves,

           -  les excédents constatés par récolement,

           -  Les dons et les legs, etc.

    ARTICLES 17 : DES OPERATIONS DE MANIEMENT :

1. Constituent les opérations de maniement, les mouvements de

Biens à l’intérieur d’un poste de gestion

1. Tous les biens meubles réceptionnés dans un poste doivent être systématiquement marqués par l’agent chargé des opérations de comptabilité

-Matières compétent, conformément aux règles de l’art.

ARTICLE 18 : (1) Les biens admis en recette dans un poste de gestion sont soit entreposés dans un magasin ou dans autre local approprié, soit affectés temporairement ou pour un usage prolongé à un détenteur effectif.

                        (2) Les mouvements internes des biens n’affectant pas le volume des biens gérés dans le poste sont suivis par l’agent chargé des opérations de Comptabilité-Matières sur : 

              -  des fiches de stock, lorsqu’il s’agit des biens consomptibles entreposés dans un local approprié ;

              -  des fiches de détenteurs, lorsqu’il s’agit des biens durables affectés pour un usage prolongé à des détenteurs effectifs ou des biens durables en stocks. Dans ce dernier cas une fiche spéciale de détenteur est ouverte au nom de l’agent chargé des opérations de Comptabilité-Matières. Cette fiche est supprimée dès l’affectation définitive du matériel en cause à un détenteur.

              -  Des fiches d’affectation provisoire du matériel, lorsqu’il s’agit des biens durables affectés pour un laps de temps à des utilisateurs ponctuels.

ARTICLE19 : Les biens en transit ou en position d’attente sont suivis par l’agent chargé des opérations de Comptabilités-Matières dans un livre de contrôle de biens en attente.

ARTICLE20 : Les biens destinés à la réforme sont suivis dans le livre de contrôles des biens à réformer.                                                                                                                                          

ARTICLE21 : (1) Les biens mis en réparation sont suivis par l’agent chargé des opérations de Comptabilité-Matières dans un livre contrôle des biens mis en réparation. A leur retour de réparation, ils sont avant leur réintégration dans le service, répertoriés dans une colonne appropriée du même livre

                       (2) Dans tous les cas, l’agent chargé des opérations de Comptabilités-Matières est tenu de soumettre à l’Ordonnateur une fois par mois, une situation des magasins en ce qui concerne les biens appartenant ou confiés au service.

ARTICLE22 : (1) Lorsqu’un détenteur effectif de matériel quitte définitivement son poste, l’Ordonnateur ou son représentant convoque une Commission ad hoc dont il est e président, comprenant l’agent chargé des opérations de comptabilité-Matières compétent et le détenteur effectif. Cette commission procède au recensement contradictoire du matériel initialement affecté à ce détenteur.

                       (2)Au cas ou le détenteur effectif serait l’Ordonnateur ou l’agent chargé des opérations de Comptabilité-Matières, la Commission comprend en outre l’agent chargé des opérations de comptabilité-Matières entrant, ou l’Ordonnateur entrant selon le cas.

                        (3) A l’issue des travaux de la Commission ad hoc, les biens remis par le détenteur effectif sortant sont, soit affectés à un nouveau détenteur, soit reversé au magasin.

              Dans tous les cas, il est statué séance tenante sur les responsabilités du détenteur effectif sortant quant aux biens figurant sur la fiche de détenteur et  non disponibles au moment de l’inventaire.