Substantiellement il n’existe aucune réforme sinon la transmission de l’acte de nomination du comptable-matières au Directeur de la Normalisation et de la Comptabilité-Matières avec désormais copie au contrôleur financier et au comptable du trésor compétents.

   En dehors des prescriptions disponibles dans la circulaire de l’exercice précédent, voici les nouvelles qui rappellent des règles de gestion et de reddition des comptes des matières :

918. Avant sa mise en magasin ou son affectation, tout matériel acquis par l’Etat, les Etablissements publics, les collectivités Territoriales Décentralisées ou tout autre Organisme public, est estampiller ou marqué par le Comptable-Matières avec les Indications suivantes : structures, date d’acquisition, origine (prestataire).

919. Toute sortie de magasin est subordonné à la présentation au Comptable-Matières d’un bon de sortie provisoire dûment signé par l’ordonnateur et comportant les quantités à servir, l’émargement de la partie affectataire du bien.

920. Au même titre que les biens acquis par voie d’achat, ceux acquis par voie de dons ou legs sont pris en écriture par les administrations concernées pour être inscrit dans leur patrimoine.

921. La commission de réception constituée à cet effet attribue, le cas échéant, un prix au bien ainsi incorporé.

922. Le stockage prolongé en magasin ou en position d’attente dans les couloirs et alentours des bâtiments publics, de matériels tels que les ordinateurs, les photocopieurs, les machines à écrire, les réfrigérateurs et les climatiseurs est formellement interdit.

923. De même, les consomptibles à caractère comestible et informatiques, doivent être mis en service avant leur date de péremption.

La Comptabilité-Matières fait l’objet d’un contrôle permanent exercé par la Direction de la normalisation et de la Comptabilité-Matières. En interne auprès de l’ordonnateur il s’exerce en liaison avec le Contrôleur financier.  Ce dernier est le responsable du ministère des finances qui doit jouer à côté de l’ordonnateur un rôle très prépondérant dans l’application des procédures d’habilitation des comptables-matières et la reddition des comptes, en passant par la gestion comptables des matières des structures auprès desquelles il est placé.

III-A-PROCEDURE ADMINISTRATIVE D’HABILITATION DU COMPTABLE-MATIERES

L’ordonnateur doit conformément au point la circulaire N° 001/C/MINIFI du 28 décembre 2018 portant instructions relatives à l’exécution du budget de lois des finances, au suivi et au contrôle d’exécution du budget de l’Etat et des autres entités publiques de l’exercice 2019 et à l’article 39 de l’instruction édictant les normes et procédures relative à la tenue de la comptabilité-matières de juin 2012 au début de chaque exercice budgétaire ou de sa prise de fonction, désigner un ou plusieurs Comptables-matières formés par acte administratif. La procédure de réouverture des comptes un exercice ne s’obtenant qu’au terme de la clôture de l’exercice précédent cette procédure marque donc la fin d’exercice budgétaire ou la mutation soit de l’ordonnateur ou du comptable-matières.

L’acte de désignation une fois signé, il doit le transmis sous quinzaine au Directeur de la Directeur de la normalisation et de la Comptabilité-matières avec copie aux deux autres responsables du ministère des finances suivants;

• Le contrôleur financier compétent ;
• Le Comptable du Trésor compétent ;

Cet acte de désignation donnant lieu à une installation technique l’ordonnateur doit instituer une commission ad hoc pour procédé au recensement systématique de tout  le matériel de la structure. Et celle commission conformément au point 22 de la circulaire N° 0000000004 CAB/MINFI/ du 18 Mai 2012 portant instructions relatives à la tenue de la comptabilité-matières et à l’article 9 alinéa 4 de l’instruction édictant les normes et procédures relative à la tenue de la comptabilité-matières de juin 2012 est composé de :

1. Président : l’ordonnateur ou son représentant ;
2. Membres :
   1. Le contrôleur financier ou son représentant ;
   2. Le comptable-matières sortant ;
   3. Toute personne choisie en raison de ses compétences par l’ordonnateur ;
3. Rapporteur : Comptable-matières entrant.  

III-B-PROCEDURE DE GESTION COMPTABLE-MATIERES

Dans le contrôle de régularité en matière de patrimoine, conformément à l’article 12 du décret 2013/159 du 15 mai 2013 fixant régime particulier du contrôle administratif des finances, le contrôleur financier sanctionne la gestion du patrimoine en donnant son avis en commission ad hoc soit :

1. d’installation technique lors de la prise de fonction du comptable-matières en début de chaque exercice budgétaire ou période de gestion conformément à l’article 9, alinéa 4 de l’instruction édictant les normes et procédures relative à la tenue de la comptabilité-matières de juin 2012 ;
2. aliénation du matériel durable par suite de réforme, à la suite d’un constat de vols, d’avaries ou de pertes, par donation et par cession entre différentes administrations conformément à l’article 32 de l’instruction édictant les normes et procédures relative à la tenue de la comptabilité-matières de juin 2012. 

III-C-REDDITION DE COMPTE DE GESTION DES MATIERES

Le contrôleur financier est un messager de la Direction de la normalisation et de la comptabilité-matières dans des services déconcentrés et des collectivités territoriales décentralisées. A cet effet, les ordonnateurs secondaires doivent acheminer leurs comptes mensuels et de gestion des matières au Contrôleurs régionaux  des finances conformément à l’article 42 de l’instruction édictant les normes et procédures relative à la tenue de la comptabilité-matières de juin 2012