13- La prise de fonction de l’agent chargé des opérations de comptabilité-Matières donne lieu à une installation technique par une commission ad hoc sous la diligence de l’Ordonnateur ou de son représentant. Cette opération, qui devra aboutir à l’établissement d’un inventaire de l’ensemble du matériel géré dans la structure concernée, consiste en le pointage bureau par bureau du matériel mis à la disposition des détenteurs effectifs et au signalement de toutes les caractéristiques et désignations dudit matériel.

a) Cas d’une structure nouvelle (non équipée)

14- Dans le cas où la Commission se retrouve en face d’une structure nouvellement créée qui n’a par conséquent pas de matériel, l’inventaire est nul et présenté sur quart de feuille.

b) Cas d’une structure équipée

15- Lorsque la structure est équipée la commission ad hoc présidée par l’Ordonnateur ou son représentant procède systématiquement au recensement physique et à l’évaluation chiffrée de tous les biens durables et consomptibles existant dans le service.

16- Les biens durables sont répertoriés par détenteur sur une fiche de détenteur signée conjointement par l’ordonnateur et le détenteur effectif.

Cette fiche vaut prise de responsabilité par le détenteur effectif qui, de ce fait, devient gardien du matériel jusqu’à son départ du poste.

17- Lorsqu’un détenteur est affecté, il est effectué un contrôle contradictoire sur la base de sa fiche du détenteur de tout le matériel à lui affecté pendant son séjour au poste.

18- Pour un même détenteur, on peut avoir une fiche pour le matériel affecté au bureau ou au domicile selon le cas.

19- Les biens consomptibles trouvés en stock pendant l’inventaire sont recensés et évalués. Ils font l’objet d’un procès-verbal de constat qui constitue la pièce justificative de second ordre à l’appui de l’ordre d’entrée à établir en vue de leur prise en charge.

20- A la fin des travaux de pointage, il est dressé u inventaire général de base de modèle réglementaire n°15, tableau récapitulatif des biens durables en service et en stock. Est annexé à l’inventaire général de base, le procès-verbal constatant l’existence des biens consomptibles en stock. Ces biens consomptibles sont immédiatement pris en charge dans le livre-journal.

21- Quant à l’inventaire, il est soumis à l’approbation de l’ordonnateur dans les quatre-vingt-dix (90) jours suivant la date de prise de fonction de l’agent. Après approbation, l’inventaire général de base est pris en charge dans le Grand Livre.

22- La commission ad hoc prévue au point 15 est composée ainsi qu’il suit :

– Président : l’ordonnateur ou son représentant ;

– Membres : le contrôleur financier compétent ou son représentant, l’agent chargé des opérations de Comptabilité-Matières sortant, toute personne choisie en raison de ses compétences par l’ordonnateur ;

– Rapporteur : l’agent chargé des opérations de la comptabilité-matière entrant.

c) Cas de la mutation

23- En cas de mutation d’un agent ou de l’ordonnateur dans une structure comportant un inventaire général de base approuvé, la commission ad hoc procède au recensement de l’ensemble des matériels durables et consomptibles existant dans le service.

24- A l’issue du recensement, il est dressé un procès-verbal de mutation de modèle réglementaire faisant ressortir les quantités existantes en plus ou en moins par rapport aux écritures. A cette occasion, un inventaire de récolement est établi sous la diligence de l’ordonnateur.

25- La commission d’installation arrêtée les livres de l’agent chargé des opérations de comptabilité-matières sortant les formes prévues par la réglementation en vigueur.

26- Au cas où la structure concernée ne dispose pas d’un inventaire général de base, la commission procède de la même manière que lors de l’ouverture d’un poste équipé.

27- Le procès-verbal de mutation comptable de modèle n°40, l’inventaire général de base ou l’inventaire de récolement produit dans un délai maximum de quatre-vingt-dix jours (90) jours après la prise de fonction de l’agent chargé des opérations de Comptabilité-Matières est soumis à l’approbation de l’ordonnateur.

28- Une copie du procès-verbal de passation de service constatant la cessation des fonctions de l’agent chargé des opérations de comptabilité-Matières doit être transmise sous quinzaine au Ministre en charge des Finances, pour information.