LETTRE  CIRCULAIRE N°132/CF/MINEFI/CM

Relative aux techniques et procédures de la Comptabilité-Matières

LE Ministre d’Etat chargé de l’Economie et des Finances A

Mmes et MM. – LES ORDONNATEURS-MATIERES

- LES CHEFS DE CENTRES PROVINCIAUX DE LA COMPTABILITE-MATIERES

- LES COMPTABLES-MATIERES

La présente circulaire a pour objet de préciser les dispositions applicables à la gestion de la comptabilité-matières, de la prise de fonction d’un comptable-matières à la reddition des comptes de gestion-matières.

Elle énonce notamment les procédures à suivre en cas d’acquisition, de maniement ou d’aliénation des biens de l’Etat, des Collectivités Territoriales Décentralisées et des Etablissements Publics.

TITRE I – DES DISPOSITIONS APPLICABLES EN CAS DE PRISE DE FONCTION  D’UN COMPTABLE-MATIERES

La prise de fonction par un comptable-matières donne lieu à une installation technique aboutissant à l’établissement d’un Inventaire de l’ensemble du matériel géré dans le poste.

Dans le cas, d’espèce, trois possibilités peuvent se présenter :

1. A l’ouverture d’un poste de comptabilité-matières non équipé, l’InventaireGénéraldeBaseestnuletprésentésurunquartdefeuille.
2. A l’ouverture d’un poste de comptabilité-matières équipé, une commission ad hoc procède systématiquement au recensement physique se tous les biens durables, y compris ceux destinés à la réforme ; les biens consomptibles en stock dont l’objet d’un procès- verbal de constat qui constitue la pièce justificative de second ordre à l’appuidel’ordred’entréeàétablir.

A la fin des travaux, il est dressé un Inventaire Général de Base, tableau récapitulatif des fiches de détenteurs effectifs et contresignées du comptable-matières.

1. A l’occasion de la mutation des comptables-matières dans un poste comportantunInventaireGénéraldeBaseapprouvé,lacommissionad hoc procède de même au recensement du matériel durable. Les biens consomptibles trouvés en magasin font l’objet d’un procès-verbal de constat.

A l’issu du recensement, il est dressé un procès-verbal de mutation faisant ressortir les qualités en plus ou en moins par rapport aux écritures. Toutefois, le comptable-matières entrant peut exiger, au cas où il le juge nécessaire, l’établissement d’un inventaire de récolement.

La commission arrête les livres et la comptable-matières entrant dispose de six mois pour émettre des réserves sur la gestion de son prédécesseur.

Au cas ou la poste comptable ne dispose pas d’un inventaire général de base approuvé, la commission ad hoc procède de la même manière que lors de l’ouverture d’un poste équipé.

Le procès-verbal de mutation, l’inventaire général de base ou l’inventaire de récolement produit dans un délai maximum de 90 jours après la prise de fonction du comptable-matières, est soumis à l’approbation du Ministère chargé des finances.

Tant que ces formalités ne sont pas remplis, le comptable-matières entrant ne peut pas certifier de facture ni tout autre document en tenant lieu.

En tout état de cause, le comptable-matières sortant doit rester en poste jusqu’à la fin de la passation technique de service.

TITRE II- DES OPERATIONS PRINCIPALES DE LA COMPTABILITE- MATIERES

Les opérations principales de la comptabilité-matières sont :

• Opérations d'acquition
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SECTION I – DES OPERATIONS D’ACQUISITION

SOUS-SECTION I – DES ACQUISITIONS DES BIENS PUBLICS

Constituent des opérations d’acquisition dans un poste de gestion- matières, au sens de la présente circulaire, les opérations d’exécution du budget ou de gestion du patrimoine ayant pour finalité l’accroissement du volume des biens gérés par ce poste.

Elles résultent, dans les services bénéficiaires, de la réception :

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• Des matières et objets en remplacement de ceux reconnus défectueux aprèsleuradmissionenrecette;
• Des dons;
• Des legs;
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Les opérations d’acquisition peuvent également résulter de la découverte des erreur ou omissions de recette.

Tout bien nouvellement acquis dans un service, quelque soit le mode d’acquisition, doit faire l’objet d’un ordre d’entrée signé de l’ordonnateur matières et contresigné du comptable-matières compétent. Cet ordre d’entrée doit indiquer le numéro d’enregistrement de l’opération concernée au livre-journal.

Tout ordre d’entrée d’un bien dans la gestion doit être appuyé d’une facture, d’un procès-verbal, certifié par le comptable-matières compétent, puis liquidé par l’ordonnateur-matières.

Donnent nécessairement lieu à l’établissement d’un procès-verbal :

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• La réintégration des matières, objet et denrées enlevés en fraude et saisis,oudestinésàlaventeetnonvendus;
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SOUS-SECTION II- DU MARQUAGE DES BIENS PUBLICS

Tous les biens meubles réceptionnés doivent être systématiquement marqués à la diligence du comptable-matières compétent.

Le marquage des biens consomptibles « support papier » se fait à l’aide d’un cachet et à l’encre indélébile. Le cachet d’estampillage comporte les indications suivantes :

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• Propriété del’Etat
• Poste comptableN°
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Le marquage des biens durables et des autres types de biens consomptibles s’effectue selon des méthodes fixées par un texte particulier.

SECTION II- DES OPERATIONS DE MANIEMENT

Les biens admis en recette dans un poste de gestion sont, soit entreposés dans un magasin ou dans tout autre local approprié, soit affectés temporairement ou pour un usage prolongé à un détenteur effectif.

Ces mouvements internes de biens n’affectant pas de volume des biens gérés par le poste sont suivis par le comptable-matières sur :

• Des fiches de stock, lorsqu’il s’agit de biens consomptibles entreposés dansunlocalapproprié;
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• Des fiches d’affectation provisoire de matériel, lorsqu’il s’agit de biens durablesaffectéspourunlapsdetempsàdesutilisateursponctuels.

Les biens en transit sont suivis par le comptable-matières dans un livre de contrôle des biens en attente.

Les biens reformés mais non encore mis à la disposition du receveur des domaines sont suivis dans le livre de contrôle des biens réformés.

Les biens mis en réparation sont suivis par le comptable-matières dans un livre de contrôle des biens mis en réparation. A leur retour de réparation, ils sont, avant leur réintégration dans la gestion, répertoriés dans une colonne appropriée du même livre.

Dans tous les cas, le comptable-matières est tenu de soumettre une fois par mois, à l’ordonnateur matières, une situation des magasins en ce qui concerne les biens appartenant au service.

Lorsqu’un détenteur effectif de matériel quitte définitivement son poste, l’ordonnateur matières ou son représentant convoque une commission ad hoc dont il est le président, comprenant le comptable matières et le détenteur effectif. Cette commission procède au recensement contradictoire du matériel.

A l’issue des travaux de la commission ad hoc comprend outre l’ordonnateur matières entrant ou le comptable matières entrant selon le cas. Soit les biens remis par le détenteur effectif sortant sont, soit réaffectés à un autre détenteur effectif, soit reversés au magasin.

Dans tous les cas, il est statué séance tenante sur les responsabilités du détenteur effectif sortant quant aux biens figurant sur fiche de détenteur et non disponibles.

SECTION III- DES OPERATIONS D’ALIENATION

Constituent des opérations d’aliénation au sens de la présente circulaire, les actes de gestion des biens corporels meubles ayant pour finalité la sortie définitive desdits biens des écritures du poste comptable en vue de leur consommation, de leur cession, de leur réforme ou suite à une perte dûment constatée et approuvée par le Ministre Chargé des Finances.

SOUS-SECTION I- DE L’ALIENATION DES BIENS CONSOMPTIBLES

L’aliénation des biens consomptibles est soumise à la procédure suivante :

1. L’agent ou le responsable du service qui sollicite du matériel pour les besoins de service remplit et signe un imprimé de bon de sortie provisoire/fiche de demande de matériel en quatre exemplaires indiquantlanatureetlaquantitédesbiensdontilabesoin.
2. Il soumet ensuite cette demande de matériel au visa préalable de l’ordonnateurmatièresoudesondélégué.
3.  
4. Le comptable-matières, au vu du bon de sortie provisoire/fiche de demande de matériel comportant les indications données par l’ordonnateur matières, sert le demandeur et mouvemente le livre de contrôledeconsommation,lesfichesdestockcorrespondantes.
5. A la fin de chaque mois, le comptable soumet à l’ordonnateur les bons de sortie provisoire de matériel revêtus de l’accord de ce dernier, le ou les ordres de sortie correspondants. Chaque ordre de sortie doit comporter un numéro d’inscription de l’opération concernée au livre journal et être signé de l’ordonnateur matières, contresigné par le comptable matières.

NB : Les imprimés de bon de sortie provisoire doivent être déposés au niveau de chaque service ;

Les exemplaires du bon de sortie provisoire sont ventilés ainsi qu’il suit :

•  
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• 1 copie auservice
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SOUS-SECTION II DE L’ALIENATION DES BIENS DURABLES

L’aliénation des biens durables intervient soit :

• Par laréforme
• Par lacession
•  

I  – DE L’ALIENATION DU MATERIEL PAR VOIE DE REFORME

L’aliénation par voie de réforme est effectuée de la manière suivante :

1.  
2. après approbation de l’état récapitulatif du matériel à réformer par l’ordonnateurmatières,celui-ciletransmetaudirecteurdelacomptabilité-matières, président de la commission ad hoc de réforme ou son représentant qui convoque la commission aux fins de décider de la condamnationounondumatérieldanslesmeilleursdélais.
3.  
4. une fois le procès-verbal approuvé, le comptable matières dresse un ordredesortiesurcettebaseindiquantlenumérodel’opérationaulivre- journal et permettant le dégagement du matériel condamné de ses écritures.

Toute proposition de réforme de matériel roulant ou d’aéronefs doit être revêtue de l’avis préalable du ministre de tutelle compétent.

A – CAS DU MATERIEL DESTINE A LA VENTE

Les biens réformés et destinés à la vente aux enchères publiques sont inscrits dans le livre de contrôle des biens réformés du poste, puis remis au comptable-matières de la recette des Domaines pour comptabilisation ; le receveur des Domaines en est informé. La sortie définitive du matériel du livre de contrôle des biens réformés se fait au vu du procès-verbal d’exécution des décisions de la commission.

Il peut arriver que le matériel réformé ne soit pas vendu à la première occasion. En cas de vente infructueuse, les biens non vendus sont réintégrés dans le magasin du comptable de la recette des Domaines en attendant la programmation d’une autre session de vente.

En cas de vente partielle ou totale, le receveur des domaines transmet au service d’origine un exemplaire du procès-verbal de vente au vu duquel le comptable-matières sort les biens concernés de son livre de contrôle des biens réformés.

B- CAS DU MATERIEL DESTINE A LA DEMOLITION OU A LA DESTRUCTION

Les décisions de la commission de réforme autres que la vente aux enchères publiques sont exécutées par une commission ad hoc constituées à la diligence du Ministre Chargé des Finances.

II  - DE L’ALIENATION DU MATERIEL PAR VOIE DE CESSION

Les biens meubles durables obsolètes, en panne ou en surabondance dans une administration donnée peuvent être cédés à d’autres administrations qui en éprouvent le besoin. Les cessions de biens entre services peuvent s’opérés, soit entre des services relevant d’une même administration centrale, soit entre services relevant d’administrations différentes.

A- DE LA CESSION DES BIENS ENTRE DES SERVICES RELEVANT D’UNE MEME ADMINISTRATION

Lorsqu’un service désire obtenir une cession de biens d’un autre service relevant d’une même administration centrale, la procédure à suivre est la suivante :

1.  
2. L’ordonnateur matières du service cédant, dès réception de la requête du service cessionnaire, l’étudie et, en cas d’accord, la transmet avec sesannotationsaucomptablematièrescompétentpourexécution.

1. Le comptable matières du service cédant rassemble les biens à céder, prépare un ordre de sortie correspondant et le signe, puis le soumet à lasignaturedel’ordonnateurmatières.
2. Après la signature de l’ordonnateur matières, le comptable cédant retranscritcetordredesortiedanslelivre-journal.
3. L’ordonnateur matières du service cédant notifie son accord à l’ordonnateurmatièresduservicecessionnaire.
4. Le comptable matières cédant met les biens cédés à la disposition du comptable du service cessionnaire, accompagnés des exemplaires de l’ordredesortiecorrespondant.
5. Le comptable matières cessionnaire, après réception des biens, les prend en charge sur la base d’un ordre d’entrée appuyé de l’ordre de sortie du service cédant, l’acquitte en y indiquant le numéro d’enregistrement au livre-journal et le remet ou le retourne au comptable-matièrescédant.
6. Le comptable-matières cédant, au vu de l’ordre de sortie acquitté par le comptable matières du service cessionnaire en sortie le livre-journal et legrand-livre.
   • DE LA CESSION ENTRE SERVICES RELEVANT D’ADMINISTRATIONS DIFFERENTES

Lorsqu’un service sollicite un bien d’un autre service ne relevant pas de la même administration, la procédure à suivre est la suivante :

1.  
2. Dès réception de la requête, l’ordonnateur matières du service cédant, après avoir consulté la situation du matériel, sollicite l’avis de son Ministreetencasderéponsefavorabledecedernier,saisitleDirecteur de la Comptabilité Matières ou son représentant, qui réunit la commission ad hoc chargée de se prononcer sur la validité de la cession.
3. Les travaux de la commission ad hoc de cession donnent lieu à l’établissement d’un procès-verbal de cession qui est soumis à l’approbationduMinistreChargédesFinances.Aprèsapprobationdudit procès-verbal et sur cette base, le comptable-matières cédant mouvementeensortielelivre-journaletleGrand-livre.

1. L’ordonnateur-matières cédant notifie l’accord de cession à l’ordonnateur-matières  cessionnaire.
2. Sur la base du procès-verbal de la commission ad hoc de cession, le comptable cédant établit un ordre qu’il transmet en même temps que lesbienscédésaucomptablematièrescessionnairepouracquit.
3. Après l’acquit donné par le comptable matières cessionnaire, les doubles des expéditions sont renvoyés au comptable-matières cédant pourlesbesoinsdecontrôle.

Toute autre forme de cession est subordonnée à l’approbation préalable du Ministre chargé des Finances. Toutefois, les administrations publiques dont les dons font partie des attributions traditionnelles, dans le respect des règles régissant leur fonctionnement, remettent des dons aux particuliers ou d’autres personnes morales, sous réserve d’identifier les bénéficiaires et d’en obtenir les décharges sur des documents appropriés.

C-DE LA PERTE, DU VOL ET DES AVARIES DE MATERIEL

1. Le détenteur effectif en informe l’ordonnateur matières et lecomptable matières.
2. Le comptable matières établit un état descriptif en quantités et en valeur des biens perdus et le soumet à la sanction de l’ordonnateur- matières.
3. L’ordonnateur-matières, au vu de cet état descriptif des biens perdus, saisit le directeur de la Comptabilité-matières, président de la commissionadhocdeperteousonreprésentant.
4. La commission ad hoc de perte statue sur les responsabilités éventuelles du détenteur effectif et dresse un procès-verbal de perte signépartoussesmembres.
5. En cas d’approbation du procès-verbal de perte par le Ministre chargé des Finances, le comptable-matières établit un ordre de sortie qu’il enregistredanssonlivre-journal.

• En cas de vol de matériel, la procédure est la même que celle décrite plus haut. La pièce justificative servant de base à l’établissement de l’ordre de sortie est le procès-verbal de vol établi par la commission de réformesurlabaseduprocès-verbaldeconstatrédigéparunofficierde police judiciaire.

• En cas d’avaries, la pièce justificative servant de base à l’établissement de l’ordre de sortie est le procès-verbal d’avaries établi par la commission de réforme et dûment approuvé par le Ministre chargé des Finances.

TITRE III - DE LA REDDITION DES COMPTES DE GESTION-MATIERES

A-   DE LA PRODUCTION DES COMPTABILITES MENSUELLES

Au plus tard le 15 de chaque mois, le comptable-matières doit produire la comptabilité du mois précédent et la transmettre à la Direction de la comptabilité matières du Ministère de l’économie et des Finances (Sous- direction du Traitement des Comptabilités Matières) pour les services centraux et les Etablissements publics pour exploitation.

Le dossier de la comptabilité mensuelle comprend :

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• Les ordres d’entrée relatifs aux opérations enregistrées sur les feuillets du livre-journal contenus dans le dossier, et appuyés desfactures certifiés et liquidées, des prestations y relatives ou de tout documenten tenant lieu;
• Les ordres de sortie relatifs aux opérations de sortie décrites sur les feuillets du livre-journal contenus dans le dossier, appuyés des bons de sortieprovisoireyrelatifsdûmentacquittés;
•  
• Les duplicatas des feuillets du livre de contrôle des services faits récapitulant les services faits réceptionnés et dûment certifiés par le comptable-matièresaucoursdumoisconcerné;
• La copie de la fiche d’accréditation du comptable-matières (cas de la premièrecomptabilitémensuelleproduiteparuncomptablematières);
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• Les copies des fiches de détenteur ayant enregistré des mouvementsde biensenentréeouensortiependantlemois;
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• Les duplicatas des feuillets du livre de contrôle des biens en attente sollicitésaucourantdumoisconcerné;
• Les duplicatas des feuillets du livre de contrôle des biens réformés sollicitésaucourantdumoisconcerné;
• Les duplicatas des feuillets du livre de contrôle de transformation sollicitésaucourantdumoisconcerné.

B-   DE LA PRODUCTION DE LA COMPTABILITE ANNUELLE

A la fin de l’exercice budgétaire ou lors de la mutation de comptables, le comptable-matières en exercice ou le sortant selon le cas, arrête ses écritures comptables et confectionne son compte de gestion.

Le compte de gestion d’un comptable-matières décrit tous les actes de gestion réalisés dans le poste comptable du premier au dernier jour de l’année budgétaire ou de la période de gestion.

Les dossiers de compte de gestion des comptables-matières des services extérieurs et ceux des comptables-matières des collectivités Territoriales Décentralisées sont dressés à la Direction de la Comptabilité-Matières sous le couvert des Chefs de Centres Provinciaux de la Comptabilité- Matières localement compétent.

Le dossier de compte de gestion-matières comprend :

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• L’attestation de prestation de serment, s’il s’agit du premier compte de gestionproduitdansleposte;
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• Le procès-verbal de mutation en cas de mutation de comptables- matières;
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• Les primatas des feuillets du livre-journal ayant enregistrés les opérations de la Comptabilité entre le premier et le dernier jour de l’annéebudgétaireoudelapériodedegestionconcernée;